Digitalisering av adgangssystemet i næringsbygg eller kombinerte bygg innebærer mer enn å bytte ut nøklene med adgangskort eller brikker. Et adgangskontrollsystem gir økt sikkerhet, enklere forvaltning, rimeligere drift og mer fornøyde leietakere.
Du er ikke den eneste forvalteren som fremdeles håndterer fysiske nøkler til et mekanisk låssystem. Daglig er jeg i kontakt med både driftsledere og gårdeiere som føler at de kommer på kant med sikkerheten med et ukjent antall nøkler på avveie. Og kostnaden ved å gjenopprette sikkerheten med tilpasning av sylindre og anskaffelse av nye nøkler er ikke akkurat høydepunktet den måneden.
Slike episoder er også årsaken til at stadig flere vurderer å bytte ut fysiske nøkler med et elektronisk adgangskontrollsystem. Systemnøkler gir deg kontroll med hvem som har tilgang til hvilke dører. Med et elektronisk system får du også oversikt over hvilket adgangskort eller hvilken nøkkelbrikke som er benyttet på hver enkelt dør.
Ved utflytting fra boligdelen eller skifte av leietaker i næringsdelen, er det en langt enklere prosedyre med digital enn fysisk nøkkel. Adgangskortet skal overleveres, men eierskifte og tilganger gjøres med noen tastetrykk – av dine folk eller av leverandøren.
Mange har fått øynene opp for heldigitale nøkler på smarttelefonen. Med en app tilknyttet adgangskontrollsystemet, kan hver leietaker låse seg inn uten et fysisk medium i tillegg. Og de kan få rettigheter til å tildele midlertidige digitale nøkler, slik at besøkende, håndverkere eller leverandører kan låse opp døren med mobilen.
Totalt sett gir dette enklere forvaltning og administrasjon, samtidig som det er mye tryggere enn at leietakere låner ut sine nøkler til tredjepart. Og du vet jo at noen kopierer systemnøkkelen, selv om det ikke er tillatt.
Les også: 4 grunner til å investere i adganskontroll og porttelefon
Litt låsolje i sylinder og hengsler, så fungerer de gamle låsene nærmest til evig tid. Lang fysisk funksjonstid er faktisk tilfelle for en del mekaniske låssystemer.
Derimot er det grenser for hvor lenge sikkerhetsnivået ligger på nødvendig nivå. Straks en nøkkel er på avveie, er sikkerheten svekket.
Og selv om du mot formodning skulle ha kontroll på alle nøkler, har låssystemet et patent som går ut på dato etter noen år. Da er det ikke lenger regelbrudd å få kopiert nøkler «på hjørnet». Hva da med kontroll på sikkerhetsnivået?
Tapte nøkler er en vesentlig bidragsyter til driftskostnadene knyttet til et mekanisk låssystem. Skal du beholde sikkerhetsnivået, må nøkkelen ikke bare erstattes med en ny. Det alene medfører kostnader og administrasjon. I tillegg må en låsesmed bygge om sylinderne i berørte låser.
Nylig leverte vi et helt nytt nøkkelsystem til et bygg der masternøkkelen var borte. Vi snakker om flere hundre tusen kroner i ubudsjetterte kostnader. Det kan være en stor belastning for flere eiendomsselskaper.
Jeg fikk ikke innsikt i hvorfor dette selskapet ikke valgte å skifte til et elektronisk adgangskontrollsystem. Da ville investeringen vært et hakk større, men vi snakker om langt lavere og ganske så forutsigbare driftskostnader:
Disse kostnadene er en brøkdel av kostnadene ved å holde det mekaniske systemet på et sikkert nivå. Når en leietaker roter bort et nøkkelkort, blir det sperret i administrasjonssystemet, og nytt kort utstedes til en lavere kostnad enn for en fysisk nøkkel.
Nyttig lesing: Bærekraftig forvaltning av adgangskontroll
Det er også mulig å digitalisere servicen på hele dørmiljøet. Én leverandør kan ta ansvar for hele systemet i hele levetiden, fra befaring og installasjon til drift og service.
Det gir leverandøren god kjennskap til den konkrete installasjonen i ditt bygg, slik at de kan holde et systematisk øye med behovet for utbedringer og forebyggende tilsyn. All informasjon om systemet lagres i et sentralt it-register, og leverandørens serviceteknikere får tilgang til data om hver komponent ved å skanne QR-koden på den. Det gir informasjon om all nødvendig servicehistorikk, og teknikeren legger selv inn oppdatert informasjon.
Effekten er et forebyggende vedlikehold med redusert nedetid og lenger levetid.
I sum er det god gevinst av å ta steget fra et mekanisk låssystem med tilgangskontroll til et elektronisk og digitalt adgangskontrollsystem med faktisk adgangskontroll. Inngangsbilletten kan være noe høyere, men hvis man tenker å opprettholde sikkerheten er driften og løpende kostnader på en brøkdel. Sikkerheten beholdes, og leietakerne er tilfredse.
Ta gjerne en kikk på løsninger og muligheter på RB Bedrift eller få kontakt med våre fagressurser.
Denne bloggartikkelen ble publisert første gang 8. mars 2023 og siden oppdatert.