Forutsigbar drift av adgangskontrollsystem og dørmiljø i næringsbygg

Dører, låser og porttelefoner som ikke fungerer som de skal, kan skape irritasjon for kunder og ansatte og føre til et anstrengt forhold mellom utleiere og gårdeier. Service og vedlikehold forebygger naturlig nok driftsproblemer. Her er noen tips om hva en slik serviceavtale bør inneholde for å bidra til forutsigbar drift.

Gjennom hele året utsettes dørmiljøet for belastning og slitasje. Dette omfatter låsen med alle sine komponenter, hengsler, dørlukker/-pumpe, kort- eller brikkeleser og porttelefon. I tillegg har du elektronikk og infrastruktur i adgangskontrollsystem og porttelefon, med kabling, trådløse punkter og backup-batterier. I tillegg må programvare i elektroniske systemer oppdateres av og til.

Både bedrifter og beboere forventer at dette skal virke til enhver tid, og du får rask og kanskje brysk beskjed når det motsatte er tilfelle. Det er naturlig at folk reagerer. For eksempel kan en dør som normalt åpnes med dørautomatikk være ganske tung å håndtere hvis automatikken er ute av drift. For en bedrift kan det også gi et negativt inntrykk hvis porttelefonen ikke fungerer når en kunde skal på besøk i lokalene.

Serviceavtale med én partner

En rekke problemer kan oppstå hvis dørmiljøet ikke får regelmessig tilsyn, og en serviceavtale bidrar til mer forutsigbar drift. Her er poenget det å ha nettopp én serviceavtale. En typisk årsak til at det oppstår driftsproblemer er at bygget har avtale med flere aktører om ettersyn av porttelefon og adgangskontrollsystem. Årsaken kan være at disse løsningene er installert på ulike tidspunkt og gjerne fra ulike leverandører, etter hvert som ting er blitt oppgradert og skiftet ut.

I praksis fungerer dørmiljøet som en helhet. Med tilsyn fra flere parter, vil imidlertid ikke oppfølgingen bli helhetlig. Servicepersonell som sjekker batterier i kortleserne, vil overse et problem som er i ferd med å utvikle seg i låskassen eller panelet til porttelefonen ved inngangspartiet.

Kostbart med ukjente feil på lås og porttelefon

Hvis det oppstår et uventet problem som du ikke kjenner årsaken til, er det ikke alltid enkelt å vite hvem du skal be om hjelp. Ligger feilen fysisk i låsen eller i adgangskontrollsystemet?

Hvis «førstemann» ikke finner feilen i sin del av systemet, må du tilkalle nestemann. Da får misnøyen tid til å utvikle seg hos leietakerne. Samtidig blir det hele mer kostbart, når flere fagfolk må på banen.

Les også: Fysisk sikring av næringsbygg

Én leverandør gir enklere service

Derfor er det smart med én serviceavtale med én leverandør på hele dørmiljøet. Ta kontakt med flere aktører og forhør deg om hvilke muligheter som finnes. Ved oppgradering av systemene, har du en god anledning til å foreta en slik samkjøring.

Leverandøren kan da sette sammen en løsning basert på ulike produkter som fungerer godt i samspill. Service og vedlikehold bør deretter utføres av én partner og helst den som leverer systemet. Én serviceleverandør gir mer stabil drift fordi partneren har oversikt over alle komponenter og bygger opp kunnskap om disse over tid. I tillegg vil én avtale gir mer forutsigbare kostnader.

Digitale metoder gir forutsigbarhet

Sjekk også leverandørens metoder og rutiner. Det påvirker kvaliteten på ettersynet og dermed graden av forutsigbar drift. Utført ettersyn og vedlikehold bør kunne registreres digitalt, slik at enhver montør fra servicepartneren har tilgang til den samme informasjonen fra en server.

Leverandøren må ha kontroll på detaljer som sikker lagring og håndtering av informasjon i tråd med gjeldende regelverk, som GDPR.

Noen velger å plassere en QR-kode i hvert dørmiljø. Da kan montøren skanne koden med mobilen og hente frem hele servicehistorikken og andre nødvendige detajer, og dermed ha kontroll på at service og vedlikeholdet gjøres riktig.

Når alt er tilgjengelig digitalt, betyr det at informasjonen også er tilgjengelig for deg som driftssjef eller gårdeier. Et praktisk eksempel på nytteverdien av dette, er at du enkelt kan få generert en rapport om branndører og rømningsveier som også kan fungere som gyldig HMS-dokumentasjon.

Les også: Digitalisering av adgangssystem i næringsbygg

Helhetlig ettersyn av hele dørmiljøet

I sum ser vi at service på dørmiljøet handler om mye mer enn å smøre låser og hengsler. Fysiske komponenter på døren, adgangskontrollsystemet og porttelefonen må sees i sammenheng for å skape grunnlaget for en mer forutsigbar drift. Samtidig må man huske å oppgradere programvare/firmware der dette er aktuelt.

En løsning kan ha lang levetid hvis den får riktig service og vedlikehold, men den lever ikke evig. Derfor bør leverandøren av løsningen ha kompetanse til også å være en rådgiver om fremtidige behov og løsninger for bygget ditt. Da vil dørmiljøet hele tiden være tilrettelagt for enklere og sikrere drift.