Valg og anskaffelse av adgangskontrollsystem til næringseiendom

Når du renoverer eller oppfører et nytt næringsbygg, er du som eier naturlig nok dypt inne i prosjektdetaljene. Adgangskontrollsystem, porttelefon og dørmiljøet blir derimot ofte overlatt til entreprenør alene. Det kan redusere funksjonaliteten for leietakerne og øke byggets driftskostnader.

Du ser kanskje ikke de umiddelbare motivene for at en eiendomssjef/-forvalter eller driftssjef skal bruke tid på valg av kortleser og kabling. Det er heller ikke behov for å grave seg ned i de minste tekniske detaljene, men en viss basiskunnskap vil vise seg lønnsomt.

Årsaken er at hvert bygg med sine leietakere har behov for ulike funksjoner og kvaliteter. Da er det mye annet enn den hyggeligste prislappen på hver komponent som avgjør valget av løsninger. Entreprenøren gjør ofte nettopp det – velger et så rimelig system som mulig for å oppnå best mulig margin på sitt prosjekt.

Unngå unødvedige kostnader med adgangskontrollsystemet

Det kan føre til unødvendig høye kostnader i driftsfasen, utgifter som du må ta hånd om. Enkelt fremstilt kan dette handle om et rimelig system som kanskje ikke tåler høy trafikk eller tøft klima.

Da må du betale for hyppige utbedringer og service, samtidig som leietakerne er misfornlyde med dører som ikke fungerer.

Derfor er det noen steg i prosessen du bør delta i sammen med entreprenør. Vi kan jo se på de mest sentrale.

Planlegging av adgangskontrollsystem

Anskaffelsen krever god planlegging tidlig i prosjektfasen parallelt med annen infrastruktur som rør- og el-opplegg. Inviter et par potensielle leverandører på befaring. De bør ha kompetanse til å ta relevante vurderinger. Elektriske låser eller callinganlegget kan kreve kabling, og da er det rimeligere og mer praktisk å få dette på plass før veggene lukkes. Hvis trådløs kommunikasjon vil fungere i dette bygget, kan det redusere utbyggingskostnadene.

På en befaring får leverandøren et grunnlag for å vurdere hvilke kvaliteter og funksjoner som egner seg i det aktuelle bygget.

Eier eller entreprenør binder seg ikke til en leverandør i denne fasen. Be om et tilbud fra flere, så får dere et inntrykk av prisbildet og hvilke kvaliteter og egenskaper de ulike legger vekt på.

Hensikten nå er å legge premissene for et system som dekker behovene og har lang levetid.

Les også: Digitalisering av sikkerheten

Kvalitet på adgangssystemet

Både elektronisk adgangskontroll og callinganlegg har to priser: Anskaffelse og drift. Et adgangskontrollsystem med låser, beslag og kortlesere som ikke tåler tung bruk eller tøffe værforhold kan svikte og kreve utskifting etter kort tid. Da må du tåle løpende kostnader langt utover nivået på en serviceavtale.

Løsningen må være dimensjonert for den faktiske bruken. Et større bygg med mange leietakere som i tillegg har mange besøkende, innebærer høy bruksfrekvens. Da må dørmiljøet tåle slik bruk og ikke begynne å slarke etter kort tid.

Betjeningspanel som kortleser utomhus må være bygget for å tåle norske værforhold. For lav eller fraværende IP-grad gir signaler om det motsatte. Da vil elektronikken snart melde pass. Knapper som ikke virker i kulda er heller ingen artig erfaring når det hele står ferdig.

Design-detaljer på porttelefonen

Tenk også på de visuelle design-detaljene. Porttelefonen på fasaden er en del av leietakernes ansikt utad mot besøkende kunder.

Dette kan være «glossy» og pent ved installasjon, men falme og korrodere på kort tid hvis leverandøren ikke har vært bevisst på materialvalg og overflatebehandling. Kvalitet gir lengre levetid.

Enkel forvaltning av adgangssystemet

I det daglige har eiendomsselskapet nok av driftsoppgaver å ta tak i. Adgangskontrollen og callinganlegget skal ikke være enda en belastning.

Løsningen bør kunne styre overordnet skallsikring, brann og rømning samt inndeling av de sentrale områdene i bygget. Det omfatter også innhenting og tildeling av brikker ved utskifting av leietakere.

Derimot kan du overlate lokal tilgangsstyring til hver leietaker. Om en virksomhet har spesielle behov, der kun enkelte medarbeidere skal ha adgang til bestemte områder eller rom, kan de håndtere dette ved å administrere deler av adgangskontrollsystemet selv.

Helhetlig prisbilde på adgangssystem

Når eiendomsselskapet har besluttet å digitalisere adgangskontrollsystemet, må det naturlig nok tas hensyn til kostnader og budsjett. Da er det viktig å se på både de kortsiktige og langsiktige kostnadene.

Én ting er prislappen på selve produktet og tilhørende komponenter. Like sentralt er de løpende driftskostnadene til service og vedlikehold. En løsning som er tilpasset den daglige bruken og klimatiske forhold vil gi stabil drift så lenge systemet får sitt planlagte ettersyn.

Et annet poeng er at adgangskontroll, komponenter i dørmiljøet og callinganlegget fungerer som ett sammenhengende system for hele bygningsmassen. Hvis disse anskaffes enkeltvis, kan det bli arbeidskrevende og kostnadsdrivende, spesielt om de ikke «snakker sammen».

Og ett sammenhengende system gjør det enklere å få til én samlet avtale for service og drift fra én leverandør som kjenner hele systemet. Effekten er lavere servicekostnader og mer forutsigbar drift.

I sum handler dette om god og åpen kommunikasjon mellom entreprenør, leverandør og deg med eieransvar for næringsbygget. Da vil dere i samarbeid velge adgangskontrollsystem og porttelefon innenfor et realistisk budsjett – og uten overraskelser i driftsfasen.