Se alle artikler
Bestilling av nye brikker eller systemnøkler byr ofte på ekstra arbeidsoppgaver som styret i borettslaget gjerne skulle sluppet. Nå har R. Bergersen lansert en løsning som gjør at beboerne selv kan fikse dette på nettet, enten en brikke er blitt borte og skal erstattes eller man rett og slett trenger en ny brikke.
Prinsippet er ganske enkelt: Borettslaget legger inn informasjon om hvordan man kan bestille brikker og/eller systemnøkler på sin nettside, med en link til bestillingssiden. Her kan man fylle ut nødvendig informasjon om nøkkel eller brikke og foreta bestillingen direkte til leverandør.
Naturlig nok er det lagt inn funksjoner som ivaretar sikkerheten, slik at ikke uvedkommende kan skaffe seg adgang til leilighet, oppgang, boder eller garasjeanlegg. Detaljene finner du lenger ned i teksten.
Dette er en forholdsvis ny løsning som ikke alle leverandører kan levere. Derfor er digital bestilling av nøkkel og brikke et praktisk sjekkpunkt for et sameie eller borettslag som vurderer å oppgradere til elektronisk låssystem.
Se detaljene her: Digital nøkkelbestilling
Manuelt skjema for ny nøkkelbrikke
Dagens manuelle metoder medfører ekstra arbeidsoppgaver som styret i borettslaget kjenner litt for godt:
En av beboerne har for n’te gang rotet bort nøkkelbrikken og ber styret om hjelp til å skaffe en ny.
Da må dere finne frem nummeret på den tapte brikken og annen informasjon, fylle ut et manuelt skjema og sende dette som pdf til leverandøren. Noen har det litt enklere i form av et skjema tilgjengelig på nettet.
Uansett må leverandøren kontrollere at den som bestiller faktisk har rett til å bestille systemnøkkel eller brikke i henhold til sikkerhetsavtalen mellom borettslaget og leverandøren.
Nå kan den tapte brikken slettes fra systemet, og den nye blir aktivert. Alternativt blir den nye fysiske nøkkelen nå satt i produksjon. Når ting er klart, får beboeren beskjed om å hente og betale.
Dessverre hender det ofte at nøkkelen blir liggende hos leverandøren og at beboeren ikke gjør opp for seg. Da må styret håndtere purringer fra leverandøren. Ikke gøy, bare mer jobb.
Les også: Se på mer enn bare prislappen på adgangskontrollen
Ny nøkkelkbrikke i nettbutikken
Bergersen har jobbet med mange borettslag og sameier over flere år og erfarer at nøkkeladministrasjon er en hodepine. Derfor har vi utviklet en løsning som gjør denne prosessen enklere for alle parter: Den som trenger ny nøkkel eller brikke, bestiller den selv på nettet. I praksis blir det som å handle i nettbutikken, et konsept som de fleste er fortolige med.I et digitalt skjema på nettsiden oppgir beboeren nødvendige data. Hvis en brikke er mistet, må du oppgi brikkenummeret på brikken som er mistet. Da kan leverandøren deaktivere den. Er det behov for en ny nøkkelbrikke i husstanden fordi eldstejenta er blitt stor nok til å låse seg inn hjemme etter skoletid, så er det kun snakk om å bestille en ekstra nøkkelbrikke.
Beboer må oppgi nødvendige data om brikke og nøkkel ved digital bestilling.
Så du denne? Borettslaget måtte bytte ut porttelefonene etter kort tid
Enklere for styret med digital bestilling
Som rekvirent må styret fremdeles godkjenne bestillingen, men det er også alt dere trenger å gjøre.
Det kommer et varsel, og styret trenger kun å klikke på Godkjenn eller Avvis.
Neste skritt er at beboeren betaler for brikken. Da blir den satt i produksjon og sendt ut eller lagt klar for henting – alt etter beboerens ønske. Tilsvarende er det med en fysisk nøkkel: Den blir produsert først når det økonomiske er gjort opp.
For styret er det tydelige besparelser med en slik løsning fordi man slipper en rekke henvendelser fra beboerne og oppgaver knyttet til skjemaer, purringer og oppgjør.
Styrker sikkerheten
Sikkerheten er ivaretatt gjennom en egen rekvirent-epostadresse som er regisert hos R. Bergersen. Denne er det kun styret som har tilgang til og er operativ uavhengig av endringer i styrets sammensetning. (Det fungerer med andre ord ikke med styreleders personlige adresse.)
Denne eposten er knyttet opp til borettslaget som rekvirent i sikkerhetsavtalen med leverandøren. Det sikrer at brikker og nøkler ikke havner på feil hender.
Selvbetjent bestilling av nøkkel og brikke på nettet bidrar til å beholde sikkerhetsnivået i borettslaget. Mange har nok en terskel eller sperre for å fortelle at de har mistet nøkkelen. Når man i stedet kan gå inn på nettet og bestille, er det nok flere som ikke kvier seg så mye.
Da kan den tapte brikken deaktiveres, og sikkerhetsnivået er opprettholdt.
Dette er en relativt ny tjeneste i denne bransjen. Ta gjerne en kikk på hvordan det fungerer i praksis hos oss.
Se detaljene her: Digital nøkkelbestilling
Har dere flere spørsmål om praktiske løsninger rundt elektronisk adgangssystem i borettslag og sameie, kan denne guiden gi en del svar:
