Befaring: Slik får borettslaget riktig adgangskontroll og porttelefon

Nytt adgangskontrollsystem og callinganlegg i borettslaget krever grundig planlegging. Det er smart å starte med en befaring, der en mulig leverandør går gjennom hoveddører og dører til garasje og andre fellesområder. Da jobber dere sammen for å finne de beste løsningene.

Et utgangspunkt er gjerne at styret har fått fullmakt fra generalforsamlingen til å vurdere løsninger for elektronisk adgangskontroll eller porttelefon. Da er neste skritt å kontakte en mulig leverandør og avtale tid for en befaring.

Leverandøren sender en representant som møter dere i borettslaget. Sett gjerne av en snau time til dette.

I forkant er det ryddig å finne frem nøkler til:

• hoveddør
• boder
• garasje
• teknisk rom
• avfallsrom
• en av leilighetene

Viktig samtale om porttelefon og elektronisk låssystem

Befaringen starter med en prat om hva dere eventuelt har på ønskelisten når det gjelder løsninger og funksjoner.

Det er ingen forutsetning at dere sitter med en grunnleggende liste. Leverandøren vet å stille relevante spørsmål og gi informasjon på et språk som alle forstår.

Elektronisk adgangskontroll på utvalgte dører

Når det gjelder elektronisk adgangskontroll, så avklares det blant annet om det kun er hoved- og fellesdører som skal oppgraderes med elektronisk lås. For noen vil det også være aktuelt med elektronisk lås på inngangsdøren til hver boenhet i boligselskapet.

Hensikten er å få et inntrykk av behovene for å sette sammen en løsning som dekker disse. Samtidig er det naturlig å skissere et visst budsjett som et utgangspunkt.

Les også: Slik anskaffer borettslaget elektronisk låssystem

Sjekker alle dører og låser i boligselskapet

På selve befaringsrunden har leverandøren behov for å inspisere alle dører: Hoveddører, fellesdører til garasje, boder etc. og kanskje en leilighet hvis det er aktuelt med egne elektroniske låser til hver boenhet. Så husk å ha nøkler tilgjengelig, som nevnt.

Han noterer seg tilstanden på alt sammen og tar gjerne en del bilder underveis for å sikre seg grundig dokumentasjon på alt.

Dette gir grunnlag for å sette sammen et forslag til en riktig løsning til riktig pris.

Riktig lås er mer enn bare pris

Dette er en annen grunn til å ta en befaring: Anskaffelse av et elektronisk låssystem, kanskje i kombinasjon med porttelefon, handler om mer enn bare pris. Løsningen skal fungere trygt i mange år og bør derfor settes sammen av komponenter med riktig kvalitet, og som tåler bruken den blir utsatt for.

For eksempel krever tunge dører med mye trafikk en mer robust løsning enn lettere dører med mindre trafikk.

Det handler også om å sette sammen en pakke med det borettslaget trenger for å bruke løsningene. Det hjelper lite å få en grei inngangspris hvis dere i etterkant må bruke penger utover avtalt budsjett på for eksempel et tilstrekkelig antall nøkkelbrikker til alle beboerne.

Les også: Hva koster det å oppgradere til elektronsik adgangskontroll i borettslaget?

Porttelefon

Når det gjelder porttelefon, eller callinganlegg, er også funksjon og designønsker viktige å avklare.

• Holder det å oppgradere evt. eksisterende anlegg?
• Er eksisterende kabling av bra nok kvalitet til å tilfredsstille de ønsker man har?
• Ønsker beboerne knapper eller skjerm?
• Ønsker man svarapparat i leilighetene, eller holder det å bruke mobilen?
• Skal man kunne fjernåpne dørene med mobilen?

Det er greit å tenke litt rundt dette i forkant av befaringen.

Du skal ikke være bekymret for at en slik befaring blir komplisert. Leverandøren sjekker hva dere har i dag, stiller noen spørsmål og noterer seg nødvendig informasjon om lås, porttelefon og kabling.

Nyttig lesing: Valg av riktig porttelefon

Sikkerhetsbefaring i borettslaget

Om ønskelig kan dere også be leverandøren om å ta en sikkerhetsbefaring samtidig. Det omfatter rømningsveier, branndører og tilhørende utstyr som må være i orden og på plass i henhold til lovkrav.

Hvis dette avdekker mangler eller ting som må byttes, vil dere som regel ha god tid til å ordne opp i dette – med den leverandøren dere selv velger.

Etter fullført befaring, tar leverandøren med seg informasjonen tilbake til kontoret og setter sammen et tilbud på løsning og pris. Dette forslaget er det greit å diskutere i et møte, slik at dere får stilt spørsmål og gjort avklaringer over bordet. Vår erfaring er at dette er tydeligere og mer effektivt enn en serie med utvekslinger av e-post.

Befaring er lærerikt og gratis

Hvis dere kommer til enighet, er neste skritt å avtale detaljer om montering.

I motsatt fall har styret gjort noen erfaringer og lært mer om oppgradering til elektronisk låssystem og porttelefon. Det har gått med litt tid, men ingen penger.

Denne artikkelen ble publisert første gang 26. oktober 2022 og er siden oppdatert.