Borettslag: Praktiske grep for å anskaffe elektronisk adgangskontroll

Anskaffelse av adgangskontroll i borettslaget bør gjøres på en systematisk måte for å ha kontroll på valg av løsning, nødvendige funksjoner og budsjett. Her er oppskriften.

Prosessen med å få på plass et elektronisk adgangskontrollsystem i boligselskapet kan virke uoversiktlig. I realiteten er det en ganske enkel vei å gå, frem til beboerne kan droppe den gamle nøkkelen til fordel for nøkkelbrikke eller en app på mobilen. En god start er at styret finner den rette leverandøren å samarbeide med.

La oss ta det punkt for punkt:

1. Befaring av dørmiljøet

Det er ikke enkelt å orientere seg i det store utvalget av elektroniske låser og systemer fra ulike leverandører. Derfor er det smart å begynne med en befaring der styret inviterer en leverandør av adgangskontrollsystem. Da kan dere sammen gå gjennom bygget, med fellesdører, garasje og andre fellesarealer. Be gjerne flere leverandører om å bli med på slike befaringer for å få et best mulig grunnlag.

På befaringen får fagfolkene et inntrykk av bygget. I mange tilfeller har ikke styret nok kunnskap om låssystemet som er installert i dag, og er ofte uvitende om hvilke løsninger som finnes. Befaringen gir leverandøren grunnlag for å avklare hva dere har behov for og vise hvilke muligheter som finnes.

Ønsker dere å:

• øke sikkerheten og hindre nøkler på avveie?
• gjøre det enklere og tryggere å dele nøkler midlertidig (håndverkere, vaskehjelp, venner eller andre besøkende)?
• bruke samme nøkkelbrikke på alle låser?
• kunne åpne med app?

Slike forhold påvirker vurderingen av hva slags adgangskontrollsystem som fungerer best for ditt boligselskap.

Den direkte dialogen på en befaring åpner for å stille spørsmål som får frem forskjellene mellom ulike produkter. Da er det vesentlig å tenke på kvalitet og holdbarhet. Et elektronisk adgangskontrollsystem skal sørge for enklere håndtering av sikkerheten over mange år, og da er det lønnsomt å velge noe som fungerer over tid.

Sammen kommer styre og leverandør frem til en skisse av hva slags løsning som kan være aktuell. Porttelefon kan også være relevant å se på samtidig. Hva med en mobilapp-løsning for beboerne?

I etterkant gjør dere en vurdering av hva dere ønsker, så kan leverandøren komme med et tilbud på løsning og budsjett. Husk at denne prosessen så langt er uforpliktende.

2. Økonomien i anskaffelse av adgangskontroll

Prisbildet påvirker naturlig nok valget av et nytt adgangskontrollsystem og omfanget av løsningen. Det er til hjelp for leverandøren om dere har en pekepinn på hva slags budsjetter dere har til rådighet. Så gjør litt grunnleggende research før og under befaringen for å få et bilde av hvilket prisområde som er reelt. Det vil jo variere, avhengig av størrelsen på boligselskapet og omfanget av funksjoner dere ønsker å få på plass.

For noen borettslag er det helt greit å lånefinansiere en slik investering. Andre teller på knappene fordi det snart kommer utgifter til utskifting av vinduer. Noen leverandører tilbyr både oppgradering av sikkerheten og nødvendig ettersyn/vedlikehold ved hjelp av en leieavtale med leverandøren av det elektroniske låssystemet.

Da leier dere alt utstyr, som kortlesere og porttelefoner til en fast pris hver måned, og styret kan dermed ta en slik anskaffelse over driftsbudsjettet.

Les mer: Leie av adgangskontroll og porttelefon

3. Tilbud på adgangskontroll

Når leverandøren har utarbeidet sitt tilbud på elektronisk adgangskontrollsystem til boligselskapet, kan dere gjerne invitere til en presentasjon for styret. Da får dere en god dialog om den løsningen som er foreslått, der alle i styret har direkte kommunikasjon med fagfolkene.

Alternativt kan dere besøke leverandøren. Her er det gjerne et showrom eller liknende lokale, hvor dere kan få demonstrert de ulike alternativene og ta en kikk under panseret på teknologien – for de som er nysgjerrige på slike detaljer.

I vurderingen av tilbudet, er det viktig å ha fokus på hvilke oppgaver løsningen skal utføre. Det er fort gjort å se seg blind på prislappen og glemme helhetsbildet med funksjonaliteten og kvaliteten på løsningen – og de totale kostnadene gjennom systemets levetid.

Et kostnadsbevisst styre henter gjerne inn tilbud fra flere leverandører. Når dere sammenlikner disse tilbudene, er det avgjørende at dere har et klart bilde av funksjoner og kvaliteter ved de ulike løsningene. Det er lett å trå feil ved å sammenlikne epler og pærer.

På godt norsk: En billig løsning kan fort vise seg å ha kort levetid eller begrenset funksjonalitet.

4. Installasjon og oppstart av digital adgangskontroll

Ved aksept av tilbudet, går styret gjennom avtalen med leverandør og signerer avtalen. Etter hvert som leverandøren kommer i gang med installasjonen, vil dere bli bedt om å utarbeide en låsplan. Det er en oversikt over hvilke beboere som skal ha tilgang til de ulike dørene med sine nøkkelbrikker.

Leverandøren forsyner styret med nødvendig informasjon som skal ut til beboerne om installasjonen som skal skje og hvordan det elektroniske adgangskontrollsystemet betjenes.

Denne informasjonen må styret formidle til beboerne. I praksis betyr det en orientering på e-post med beskjed om at låsene skal byttes ut, hvilke datoer som gjelder for de ulike oppgangene og hvordan alle får tilgang på elektroniske nøkkelbrikker. Sett gjerne et oppslag på tavla i forkant av installasjon i de aktuelle oppgangene.

Nyttig lesing: Hva koster det?

5. Overlevering av nytt elektronisk låssystem

Når alt er montert og klart til bruk, får styret i borettslaget all nødvendig dokumentasjon om system, bruk og drift samlet på ett sted – digitalt og gjerne i en ringperm.

Det kan være informasjon om tiltak når en beboer mister en nøkkelbrikke eller ønsker en nøkkelbrikke i tillegg til de man har.

Dere har nok fanget opp de viktigste detaljene underveis i prosessen, men nå får dere all dokumentasjon samlet ett sted.

Les også: Kontroll på hvem som har adgang

6. Drift og service av adgangskontrollen

Den nye hverdagen for beboerne er rask og enkel innlåsing. For styret betyr det enklere og mindre tidkrevende forvaltning av lås og sikkerhet. Tapte brikker kan sperres, og dermed har ikke uvedkommende tilgang til bygget.

Både styre og beboere blir fort godt vant med slike fordeler. Derfor er det viktig at løsningen fungerer som den skal hele tiden. Det er én av grunnene til at et slikt anlegg bør ha jevnlig ettersyn: Hvis ting stopper opp ved at et batteri ikke er byttet eller et elektronisk sluttstykke svikter, blir det fort ekstraarbeid for styret.

I tillegg vil leverandøren ofte kreve at borettslaget følger et vedlikeholdsprogram utført av sertifiserte fagfolk for å innfri garantibetingelsene. Det er også viktig for styret å sørge for at regelverket blir overholdt med tanke på brannvern og kontrollere at for eksempel dørautomatikk fungerer i henhold til funksjonskravene. Da kan det være greit med jevnlig kontroll av fagfolk.

Kort fortalt: For å holde stabil drift og lang levetid på anlegget, anbefales årlig vedlikehold. Derfor velger mange boligselskap å inngå en serviceavtale med leverandøren.

Tydelig gevinst av adgangskontroll

Som du forstår, er det en rekke forhold som styret må sette seg inn i ved anskaffelse av et elektronisk låssystem.

Gevinsten av tiden og pengene dere legger ned i dette, er en langt enklere hverdag for både beboerne og for styremedlemmer og andre som har ansvar for sikkerhet og nøkler.

Vi har laget en guide som gir svar på en rekke spørsmål rundt en slik anskaffelse:

Denne artikkelen ble publisert første gang 22. juni 2022 og senere oppdatert.